1. Présentation de DIAN

Le dossier individuel des archives numérisées (DIAN) est l’aboutissement des travaux de numérisation des archives de la fonction publique qui répond au souci de dématérialisation du dossier individuel de l’agent afin de le rendre accessible par voie électronique. De ce fait, le concept d’Accès DIAN consiste en l’accès par chaque agent public à son dossier individuel sous format numérique depuis internet.

L’accès DIAN est également une extension des fonctionnalités du système ALIAS qui lui, donnait accès aux données issues du SIGASPE. Avec ce nouveau concept, ce sont tous les dossiers physiques des archives qui ont été numérisés, mis en ligne et rattaché à ALIAS.

  1. Intérêt de DIAN

Avant tout DIAN bénéficie de tous les avantages reconnus à l’archivage électronique. En effet, il est difficile de prévoir les sinistres comme l’inondation, l'incendie, le vol, les dégâts des eaux ou autres défaillances électriques auxquels les dossiers sont exposés en permanence. L'archivage électronique a l'avantage de permettre de posséder en permanence une copie de ses fichiers les plus importants en cas de dysfonctionnement de son dispositif de sauvegarde. Aussi la forme électronique garantit une conservation durable et sécurisée par rapport au papier

Les agents traitant des dossiers et les DRH n’ont plus à se déplacer aux archives ou à manipuler les dossiers physiques parfois poussiéreux et dégradés, sources de certaines infections respiratoires ou cutanées

L’accès distant aux dossiers engendre alors un énorme gain de temps et accélère le traitement du dossier

L’agent peut disposer dorénavant de tout son dossier individuel sous format numérique transportable et avec une possibilité de sauvegarde sur support amovible.

  1. Procédure d’accès à DIAN

Pour accéder à DIAN, il suffit de disposer d’un compte ALIAS.

  1. Procédure d’acquisition du mot de passe

Chaque agent de l’Etat possédant un matricule peut demander auprès de sa Direction des Ressources Humaines un code d’accès à sa situation administrative et salariale. Il peut aussi obtenir ce code d’accès directement à partir du site internet du ministère de la fonction Publique, du Travail et de la Sécurité sociale.

  1. Procédure de connexion

Pour accéder à son dossier, l’agent peut procéder de deux manières :

FSoit se rendre sur le site web du système ALIAS (www.alias.gov.bf) ;

Une fois le système ALIAS ouvert cliquer sur « Accéder sur à son dossier individuel » et automatiquement un onglet vous invitera à télécharger ou consulter votre dossier individuel.

FSoit se rendre directement sur le site www.dian.gov.bf et télécharger el dossier.

  1. Sécurité de l’application

Le système, afin d’être disponible via internet s’est entouré de multiples mesures de sécurité.

  • Le serveur qui l’héberge est situé dans l’un des datacenter de l’administration les plus sécurisés. Son accès est restreint aux administrateurs seuls
  • Les agents qui accèdent à leur dossier le font via leur matricule et leur mot de passe secret et unique pour chacun.
  • Chaque agent a la possibilité de changer à tout moment son mot de passe.
  • En cas de perte du mot de passe s’adresser au DRH du ministère dont l’agent relève ;
  • Aucun agent ne peut avoir accès au dossier d’un autre. Il est directement dirigé vers son propre dossier.
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